ఆఫీస్, కాలేజ్ & ప్రొఫెషనల్ ప్రపంచానికి అవసరమైన రచనా నైపుణ్యాలు
19.1 Email Etiquette — 5 Golden Rules
ప్రొఫెషనల్ ఇమెయిల్ రాయడానికి 5 బంగారు నియమాలు:
Subject Line: విషయ వాక్యం ఎప్పుడూ స్పష్టంగా ఉండాలి.
Greeting: శుభాకాంక్షలతో ప్రారంభించండి (Dear Sir, Dear Mr. Sharma).
Body: ముఖ్య భాగం సంక్షిప్తంగా, స్పష్టంగా రాయండి.
Closing: మర్యాదగా ముగించండి (Thank you).
Signature: మీ పేరు, హోదా, ఫోన్ నంబర్ తప్పనిసరి.
19.2 Email — Basic Structure
Part
Example
Subject
Meeting Request - Project Update
Salutation
Dear Mr. Sharma,
Opening
I hope this email finds you well.
Body
I am writing to request a meeting to discuss the project updates. Please let me know your availability.
Closing
Thank you for your time. I look forward to your response.
Sign-off
Yours sincerely, / Regards,
19.3 Common Email Phrases
(Note: This section was corrupted in the original PDF and has been fully reconstructed).
Purpose
Useful Phrases
Opening
I hope this email finds you well. / I am writing to inform you that...
Request
Could you please... / Would you be able to...
Gratitude
Thank you for your time. / Thank you for your quick response.
Closing
I look forward to your reply. / Please let me know if you have any questions.
Sign-off
Best regards, / Yours sincerely, / Kind regards,
19.4 Sample Email 1 - Request for Leave
Subject: Leave Request for 2 Days
Dear Sir,
I am writing to request leave for two days (12th and 13th August) due to a personal matter.
I will make sure to complete all pending work before my leave. I have also briefed my colleague about the ongoing tasks.
Thank you for your consideration.
Regards,
Ravi Kumar
Software Engineer, ABC Company
+91 1001221888
19.5 Sample Email 2 - Meeting Request
Subject: Request for a Meeting to Discuss Project Updates
Dear Ms. Priya,
I hope this email finds you well.
I am writing to request a meeting to discuss the current project status and upcoming deliverables. Would you be available on Friday at 3 PM? If not, please suggest a convenient time.
Thank you for your time. I look forward to your response.
Best regards,
Suresh
Project Coordinator
19.6 What is a Report? (నివేదిక అంటే ఏమిటి?)
నివేదిక అనేది ఒక విషయం గురించి సమాచారాన్ని క్రమబద్ధంగా, స్పష్టంగా, అధికారికంగా అందించే రచన. సాధారణంగా ఇందులో 4 భాగాలు ఉంటాయి:
Title: శీర్షిక
Introduction: పరిచయం — ఎందుకు రాస్తున్నారు?
Body: ముఖ్య భాగం — సమాచారం, విశ్లేషణ, డేటా
Conclusion/Recommendation: ముగింపు/సూచన — ఏమి చేయాలి?
19.7 Sample Report
Title: Monthly Sales Report — July 2026
Introduction: This report summarizes the sales performance for the month of July 2026.
Body:
• Total sales: 15,00,000
• Top-selling product: Laptops
• Number of customers: 450
• Challenges: Supply chain delays
Conclusion: Sales have increased by 10% compared to June. We recommend increasing stock for laptops.
19.8 Report Writing — Key Phrases
Situation
Useful Phrase
ఎందుకు రాస్తున్నారు?
The purpose of this report is to...
డేటా ఇవ్వడం
The data shows that... / It was observed that...
సమస్యలు చెప్పడం
The main challenges include...
సిఫారసు ఇవ్వడం
We recommend that... / It is suggested that...
ముగింపు
In conclusion, ... / To summarize, ...
19.9 Sample Dialogue — Email Exchange
Email 1 (Ravi to HR Manager): Subject: Request for Training Schedule
Dear Sir,
I am writing to request the training schedule for the upcoming month. Please share the dates and topics.
Thank you.
Regards,
Ravi
Email 2 (HR Manager to Ravi): Subject: Re: Request for Training Schedule
Dear Ravi,
Thank you for your email. The training schedule is attached. Please go through it. Let me know if you have any questions.
Best regards,
HR Team
19.10 Common Mistakes (తరచుగా చేసే తప్పులు)
(Note: Explanations were missing in the original PDF and have been added here).
Mistake (తప్పు)
Correct (సరైనది)
Explanation
"I am writing to say that I will come."
"I am writing to inform you that I will come."
ప్రొఫెషనల్ ఇమెయిల్స్ లో 'inform' వాడటం మర్యాద.
"I want to request leave."
"I would like to request leave."
'I would like to' అనేది మరింత అధికారిక (formal) భాష.
"I hope this email find you well."
"I hope this email finds you well."
Subject 'email' (singular) కాబట్టి 'finds' వాడాలి.
"Dear Sir, I am writing to inform that..."
"Dear Sir, I am writing to inform you that..."
'Inform' తర్వాత ఎవరికి అనేది చెప్పాలి (inform you).
Chapter 19 Quiz
1. Email లో Subject Line ఎందుకు ముఖ్యం?
A. అందం కోసం
B. స్పష్టత కోసం
C. ఫన్ కోసం
D. ఏమీ లేదు
2. Email ప్రారంభించడానికి మంచి Salutation ఏది?
A. Hi
B. Hey
C. Dear Mr. Sharma
D. What's up
3. "I ___ to request a meeting." — ఖాళీలో సరైన పదం ఏది?
A. am writing
B. write
C. wrote
D. have written
4. "___ you please send the report?" (మర్యాదగా) — ఖాళీలో సరైన పదం ఏది?
A. Can
B. Could
C. Should
D. Must
5. Email ముగించడానికి మంచి Closing ఏది?
A. Bye
B. See you
C. Thank you for your time
D. Take care
6. "Yours sincerely" — దీనిని ఎక్కడ వాడాలి?
A. Email ప్రారంభంలో
B. Email ముగింపులో
C. Subject లో
D. Body లో
7. Report లో Introduction దేని కోసం రాస్తారు?
A. అందం కోసం
B. విషయం ఎందుకు రాస్తున్నారో చెప్పడానికి
C. డేటా ఇవ్వడానికి
D. ముగింపు కోసం
8. Report లో Body లో ఏమి రాస్తారు?
A. సమాచారం & డేటా
B. ముగింపు
C. సంతకం
D. శీర్షిక
9. "The purpose of this report is to..." — ఇది Report లో ఏ భాగం?
A. Introduction
B. Body
C. Conclusion
D. Title
10. "We recommend that..." — ఇది Report లో ఏ భాగం?